הפקת כנסים - דגשים להפקה מוצלחת

הפקת כנס, בין אם לעובדי חברה או ארגון מסויים ובין אם לבעלי כל אינטרס או מטרה משותפת אחרת, נחשבת למשימה מאתגרת במיוחד. ישנם פרטים רבים שיש לשים עליהם את הדגש, וזאת על מנת שהכנס אכן יעמוד ביעדיו ויספק לכל אורחיו לא רק הנאה מרובה בחברותא, אלא גם את היכולת לקבל את כל המידע הדרוש מהכנס על מנת להפרות את המחשבה. מהי הדרך הטובה ביותר להשיג זאת? להלן מספר דגשים שחייבים לקחת בחשבון לשם הפקת כנסים שיענו על כל הציפיות.

היעזרות בחברת הפקות מקצועית

להפקת כנסים מספר נקודות דמיון ושוני לעומת הפקת אירועים אחרים בסדר גודל דומה. השורה התחתונה דומה בשני המקרים – הצורך בחברת הפקת כנסים ואירועים. נדגיש ביתר שאת את העניין הזה, מתוך מחשבה שמא אולי אתם מרגישים ש"קטן עליכם" להפיק כנס של כמה שעות / ימים, אבל נבהיר ללא היסוס – כנס שמופק בחובבנות מרגיש ככזה ועל העובדים / האורחים שלכם אי אפשר לעבוד בעיניים.

המקום והכיבוד

ליבו של הכנס הוא המקום אותו בחרתם, כשהדבר מהווה לפחות 50% מהצלחת או כישלון האירוע. למרכיב זה מספר תתי – נושאים, כשבראשם עומדים המיקום (אל תתפתו לקווי מחשבה של "זה בסך הכל נסיעה של 35 דקות על כביש 6"... מצאו מקום במרחק סביר מכמה שיותר אורחים); האולם עצמו (לא חייבים הדר ופאר מוגזמים, אבל בהחלט חשוב לבחור באולם מכובד, מעוצב, שמשדר את מה שאתם רוצים לשדר בעצמכם); והגודל (צפיפות הורסת, אך גם אולם ענק לכנס של 25 משתתפים עלול להיות לרועץ ההצלחה). חשוב לבחון את האולם הפוטנציאלי במו עיניכם או לפחות במו עיניו של נציג אותה חברת הפקת כנסים שבחרתם.

אין צורך להרחיב בסיפורים ומעשיות על חשיבות נושא הכיבוד. הרצאות ורשמים מקצועיים עושים את כולנו רעבים, אז למה לא לתת מענה לרעב הזה? שוב, לא חייבים מנות גורמה, אבל כן חשוב המבחר והגיוון, כדי שאף אחד לא יישאר רעב. נסו לא לראות את פני התפריט רק לפי טעמכם האישי, ואל תשכחו את אחינו הצמחוניים, הטבעוניים ושומרי הכשרות.

הפקת כנסים – חשיבות תכנית האירוע

גם אם תבחרו את האולם הטוב ביותר באזור מגוריכם ותפנקו את החבר'ה במנות מזון – ללקק את האצבעות, אבל תוכן הכנס יהיה דל ומשעמם או מועבר באמצעות ציוד שאינו מספק, זה בסופו של דבר מה שיזכרו מהכנס, וכל ההשקעה והארגון שלכם יירדו לטמיון. אז בין דאגה אחת לשנייה, שימו פעמכם לעבר תוכן הערב (במיוחד אם הוא נמשך מספר ערבים...), שלבו בין מקצועי ורציני לחברתי ומהנה, צרו לוח זמנים ברור ומסודר ונסו לפגוע לטעמם של כמה שיותר מהאורחים שלכם. וזכרו – הפקת כנסים היא אמנם עניין שנועד להפרות את המחשבה בצורה נעימה ומהנה, אך בבסיסה היא רצינית במיוחד. אל תזלזלו בקושי הכרוך בה, תנו למקצוענים לעבוד בשבילכם ותיהנו מכנס מקצועי ונפלא. בהצלחה!