איך לרכוש ציוד משרדי בלי לקום מהכיסא

מרבית בעלי העסקים נוהגים להזמין כיום ציוד משרדי באמצעות האינטרנט. מגוון אתרים שמתחרים על לב הצרכן, מבטיחים לכם שירות טוב, ציוד איכותי ומחירים אטרקטיביים אך יחד עם זאת רכישת ציוד משרדי מורכבת יותר מאשר לחיצה על כפתור.

חשוב להבין איזה ציוד אתם באמת צריכים, איך לבחור אותו ולנהל אותו באופן יעיל ובגדול - ביצוע הזמנות באופן הנכון יכול לחסוך לכם הרבה מאוד זמן וכסף והדרך לעשות את זה הרבה יותר פשוטה ממה שאתם חושבים.

באמצעות העקרונות הבאים תוכלו לשדרג את מערך ניהול הציוד המשרדי שלכם באופן מידי ולהתחיל ליהנות ממשרד מסודר יותר ואף להפחית בעלויות השוטפות.

צריכים ציוד לעסק? לחצו להזמנת ציוד משרדי אונליין באתר 'קרביץ'

מי אחראי?

אחת הבעיות הנפוצות לחוסר ארגון ובזבוז כספי הוא היעדר אחראי במלוא מובן המילה. האם בעסק שלכם יש מי שמרכז את ההזמנות? האם הוא יכול לענות על שאלות קשות כמו מי צרך מה ומדוע היו חריגות בחודש מסויים?

אם אין לכם אדם כזה, אין לכם מי שיהיה אחראי על הנושא במלוא מובן המילה וזה רבותי וגבירותי פספוס ענק.

איך יוצאים מהפלונטר? בוחרים באחד העובדים שיהיה אחראי על ביצוע ההזמנות ומעקב אחר הצריכה השוטפת. במקרים רבים כדאי אפילו להרחיק לכת ולאפשר לו להמליץ על ספק ציוד משרדי ראוי בעיניו.

באופן הזה תרוויחו מישהו שייקח את התפקיד ברצינות, יוכל לענות על שאלות קשות ובעיקר לאפשר לכם לקיים סביבה עסקית יעילה במחיר זול יותר.

הכנת רשימה מסודרת

אחד מאבני היסוד של סידור וניהול תקין של הציוד המשרדי הוא באמצעות הכנת רשימה מקיפה של פריטים שאתם רוכשים.

הכנת רשימה תאפשר לכם לנהל את המלאי באופן מהיר ומסודר וכפי שנראה בהמשך – אפילו להוזיל את העלויות השוטפות.

הכנת רשימה היא פעולה מאוד פשוטה אם כי חשוב להשקיע בה את הזמן הראשוני כדי לבחון באופן אובייקטיבי מה אתם מזמינים, באיזו תדירות והאם יש צורך בפריטים הללו או שיש תחליפים זולים וטובים לפחות באותה המידה.

להכנת הרשימה מומלץ להיעזר במי שעושה שימו בציוד באופן קבוע ואם יש כמה מחלקות או תפקידים שזקוקים לציוד שונה, חשוב לדעת על כך.

אכפתיות וראש גדול

בחירת עובד אכפתי עם ראש גדול יכולה לעשות את ההבדל בין בזבוז לבין חיסכון. במקרים רבים עובדים מבצעים הזמנות מבלי להבין את הערך הכספי של כל הזמנה והעלויות לחברה באופן מצטבר.

מומלץ למנות אדם שיראה את העסק כאילו היה שלו. בדרך הזאת תבטיחו שכל צעד וכל רכישה תישקל לגופה – דבר שיכול לחסוך הרבה מאוד כסף בהמשך.

בדיקת מחירים

ברור לכולם שעם מעט רצון ובדיקות בסיסיות, ניתן להוזיל כל רכישה וכשאנו מזמינים ציוד משרדי, החיסכון יהיה משמעותי עוד יותר מפני שהוא נעשה על בסיס קבוע.

בעוד שכמעט כולם בודקים מחיר לפני שהם בוחרים בספק לציוד משרדי, רוב הצרכנים לא עושים את זה כמו שצריך.

הסיבה לכך היא שלא ניתן להשוות מחיר של מוצר שאתם צורכים על בסיס קבוע למוצר שאתם רוכשים לעתים נדירות.

לצורך ההמחשה, במרבית העסקים, בין 80% ל-70% מהתקציב מושקעים ב- 20% עד 30% מהציוד. משמע שאם אתם רוצים לבדוק מי יותר זול ומשתלם עבורכם, אתם חייבים להתמקד בהשוואת מחירים של המוצרים הנצרכים ביותר מהסיבה ששם מצוי הפער האמיתי.

המסקנה המתבקשת היא שבעוד שיכול מאוד להיות שספק ציוד משרדי שמתאים עבור השכנים שלכם במשרד עורכי הדין הסמוך לא ישתלם למשרד שלכם שעוסק בכלל בשיווק דיגיטלי.

עניין חשוב נוסף עם השוואת המחירים הוא שצריך להקפיד ולבדוק את המצב בענף בכל שנה לפחות. צעד זה יבטיח שלא תתעוררו אחרי 5 שנים ותגלו שמה שהיה פעם אטרקטיבי הפך עם הזמן ליקר בעקבות שינויים שעבר הענף (והוא עובר כל הזמן).

לבחור את הספק בדרך הנכונה

מחיר זול זה דבר מאוד חשוב אבל יש עוד כמה עקרונות חשובים שיקבעו יחד את יעילות העבודה ומידת שביעות הרצון שלכם. בדקו את הנקודות הבאות ותשאלו את עצמכם עם הספק שלכם מספק אותן.

1. משלוח מהיר.

2. אפשרות למשלוח ללא עלות.

3. מערכת הזמנות מהירה באינטרנט.

4. אפשרות לעקוב אחר ההזמנות – מצב, היסטוריה וכיוצא בזה.

5. מגוון מוצרים שתואם את הצורך והציפיות שלכם.

רק ניהול שוטף של הזמנת הציוד המשרדי יבטיח לכם שביעות רצון לאורך זמן וקיצוץ של העלויות באופן משמעותי.

לטיפים נוספים לרכישת ציוד משרדי היכנסו אל בלוג 'קרביץ'